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协同办公系统

 伟时协同办公系统(VOFFICE)是由广州市伟时信息系统技术有限公司自主研发的办公自动化软件产品,它以“知识管理”为核心,融合了现代管理思想和方法,是伟时公司多年从事知识管理和协同办公软件产品研究与开发的结晶。其特点可以简要概括为“简明易用,快速布署;功能强大,个性张扬;结构先进,性能卓越;成熟专业,轻松维护”,是用户实现协同办公和知识管理的有效利器。

 

一、公共办公
  公共办公是处理公共事务的中心场所。VOFFICE通过标准化工作流接口,在统一的管理平台上实现跨区域、跨部门、跨业务的协同工作。

1、 工作协同
  以工作流为基础,以消息为驱动,采用集中式信息处理机制,在统一的工作平台上完成各项工作的指派、办理和审批,如:公文处理、行政审批、人事管理、财务审批等,使各项工作在高效、透明、可控的环境下有序进行。                
 
2、工作督办
  组织机构是VOFFICE工作管理及权限分配的基础,包括部门、岗位、人员及系统群组和用户群组。结合组织机构和群组功能(包括系统群组和用户群组),不仅使系统的管理和维护变得更加简易、清晰,您也不必再为机构调整和人事变动而烦恼。
 
3、工作监控
  方便领导全面了解单位各项工作任务的分配和进展情况,加强领导对各部门和人员工作的监控力度,并对要件、急件进行有效的督促、催办,有助于更加科学、合理地安排工作和分配资源。
 
4、效能分析
  对各部门、岗位、人员的办件数量和工作效率进行统计分析,也可对各项业务流程的办理效率进行统计分析,为管理层提供决策支持。
二、公共信息
  搭建信息发布和共享及群体沟通和互动的平台,丰富企业文化,有效挖掘和沉淀企业知识。

1、电子论坛
  基于.net技术的最强大的电子论坛系统,具有丰富的互动社区功能,同时支持匿名制和实名制,全面满足内部OA和外部网站论坛的需求。
 
2、电子公告 新闻中心 要事快报
  提供一个发布各种消息、通知、通告,快速传递各类新闻要报的信息平台。可与工作流相结合,实现先审批后发布的功能。        
 
3、信息采编
  集电子刊物与信息采集于一体,实现了信息的收集整理、远程传输以及电子刊物的编辑、发行和分类管理,是建设企业文化、丰富员工生活的有效工具。
 
4、公共通讯录
  详细记录相关单位(人员)的联系方式,实现企业通讯录的分类管理。同时支持多种格式的批量导入和自定义格式的批量打印。
 
5、去向牌
  实时传递人员的当前状态,提高管理透明度,有利于工作的协调和监督。可与工作流程(如出差、请假等)相结合,实现人员状态的自动更新。
 
6、在线调查
  为民意测评搭建一个公平、快捷、直观的平台,支持调查、打分、表决等多种调查方式以及多维的组合调查。
 
7、资源下载
  提供一个资源共享和集中管理的平台,方便用户上传和下载各种共享资料。
 
8、规章制度 成果展 大事记
  方便单位规章制度的查阅,搭建展示单位成果、大事记等企业文化的平台。
 
9、法律法规查询 电话区号查询 邮件编码查询 列车时刻查询 航班查询
  提供多种实用的信息资源库,方便工作和生活。同时提供数据更新接口,用户可以对信息进行不断充实和更新。
 
三、个人办公
  为个人建立相对独立的办公环境,帮助个人合理安排和管理个人事务。

1、个人邮件
  除了具备流行的WEB邮件功能外,还提供文件夹分类管理、新邮件手机短信通知、邮箱大小控制等功能,并整合组织机构、群组、公用通讯录和个人通讯录等资源。
 
2、个人安排
  为个人和团队提供一个合理安排工作时间的平台,有效监督相关人员的工作计划,加强团队协作,提升时间管理效益。
 
3、个人工作夹
  VOFFICE通过引入“个人工作夹”,将待办事宜的概念和功能进一步提升。个人工作夹中不仅包含待办事宜,还包括各种“工作包”(集中处理分散于不同地方但却具有相同属性或工作相关性的文件)。
 
4、个人文档
  提供了收藏和管理私人文件资料的场所,文件资料可以来自系统收集、个人订阅、朋友推荐或是直接录入。
 
5、个人订阅
  用户可以根据个人需要,按照作者、标题、文件夹、分类或者任何关键字进行组合订阅,当系统出现符合条件的文件时,自动发送给订阅人。
 
6、消息提醒
  VOFFICE的系统消息提供了四种可选的通知方式:在线消息(即时消息)、邮件通知、手机短信和不接收通知。用户可以根据实际需要设置每种系统消息通知的优先顺序,如:可以将加急工作的到达通知方式设置为:手机短信->在线消息->邮件通知。
 
7、个人设置
  强大的个性化定制功能是VOFFICE的特色之一。用户可以自定义系统皮肤、桌面风格、桌面内容、功能菜单、模块顺序、快捷操作、个性签名等。
 
8、个人通讯录
  与公共通讯录相似,用于管理私人名片,支持将私人名片共享给他人。
 
9、百宝箱
  充分利用网络资源,收集和整理各种常用信息,如:天气预报查询、交通路线查询、车辆违章查询等。四、知识中心
  合理组织和规划知识管理应用,沉淀、积累和管理企业各种知识资源,加速知识的传递和利用,实现知识的提升和创新。 

1、知识规划                           
  知识中心提供了多种具有完善权限体系的知识管理模板,通过对知识管理模板的定制,可以定义出各种知识管理应用,如公文管理、行政管理、作业规范、项目经验等,从而实现对知识体系的梳理和规划。
 
2、知识管理
  以“双库结构”设计为技术支撑,以标准化接口积累和沉淀各种知识资源,以 “知识树”方式组织和表现知识,以完善的权限体系分配和管理知识,构建高效、易用、安全的知识管理平台。
 
3、知识利用
  采用“树型”的知识浏览方式,实现“所见即所得”的知识获取,并提供按任意关键字组合挖掘知识,实现知识的再造和创新。

 五、综合管理

1、会议管理                             
  实现会务信息、会议纪要、会议资源的统一安排和管理,与工作流结合,实现会议发起、会议审批、会议通知、纪要传阅与归档等流程自动化。
 
2、档案管理
  采用国家档案管理最新标准“简单归档”方式,完成档案的收集、整理、鉴定、移交、检索、统计、利用、销毁等工作。并根据实际需要,同时提供实物档案和电子档案两种管理方式,与工作流结合,实现档案借阅的流程自动化。
 
3、固定资产管理 办公用品管理
  对单位的各类固定资产和流动资产进行管理,以实现各类资产的合理利用。包括对物业、办公设备和易耗办公用品等的申、批、购、用、折旧、报废等相关处理。
 
4、车辆管理
  对司机和车辆进行统一管理和调度,并对产生的相关费用进行有效监管。包括档案信息建立、空闲状态查询、车辆申请和调度以及出车记录、车辆相关费用等。
 
5、图书管理
  对单位图书和多媒体资料进行分类管理,实现请购审批、登记入库、新书速递、状态查询、借阅申请等过程的自动化。
六、辅助决策

1、查询系统
  对数据进行集中检索与挖掘。支持精确搜索和模糊查询,支持查询条件、搜索范围和使用权限等用户自定义,并将这些规则应用到系统的各个模块,实现“集中管理,分布应用”。
 
2、报表中心
  报表中心是辅助决策的有效工具,以查询系统为基础,提供了数据统计、数值分析及报表输出等功能。支持数值报表、分组报表、交叉报表和等价报表等多种报表类型和各类图表输出。
 
3、效能分析
  对各部门、岗位、人员的办件数量和工作效率进行统计分析,也可对各项业务流程的办理效率进行统计分析,为管理层提供决策支持。

 

七、系统管理
  管理员进行集中管理和维护的中心平台,包括系统设置、应用配置、数据管理、日志管理、系统备份、系统升级、异常处理、灾难恢复等。

1、组织管理
      组织机构设置:以树型结构管理组织机构,支持无限级集团应用,支持系统群组、用户群组、个人自定义群组和伙伴工作 组,支持组织信息批量导入,一次性构建组织机构树并自动生成各项个人应用。
       组织机构应用:组织机构是工作管理和权限分配的基础, VOFFICE 通过支持组织、部门、岗位、人员、群组以及公共通 讯录和个人通讯录等多种调用方式,实现对工作和权限的灵活分配和高效管理。
      组织机构管理:通过自动同步组织的各种变更信息,轻松应对部门变动、岗位调整、人员变迁,以及相应的数据和权限的 一致性和完整性问题

2、数据管理
  实现系统级数据的管理和维护,包括各种文件的编辑和套打模板、印章的创建和管理、数据字典以及流水号格式的定义和维护、系统消息的定义和优先级管理等。
 
3、系统升级
     业内首创的包升级方式,将庞大而危险的传统方式的系统升级工程熔于一键之间,随时保持系统先进性,轻松跟上时代发展。
 
4、灾难恢复
    系统对错误操作引起的数据误删、文件误发等提供灾难恢复,努力将人为失误造成的影响和损失降到最低。