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电子院务系统

电子院务系统功能简介:
     该系统围绕学院教学科研管理、人事财务、行政事务等工作,采用计算机网络技术,搭建起学院与学生、教师、社会沟通交流的桥梁,初步实现了学院资源电子化、沟通信息化、办公自动化。 “电子院务”主要涵盖以下系统:信息发布系统、办公自动化系统、内部管理资源网、教育资源计划(SERP)、财务管理系统和教师个人学术网站,实现了客户端和浏览器访问,是学院根据学院内外对信息交流、工作协作、事务管理、资源整合等多方面需求,参考国际上高校的管理模式,借鉴电子商务、电子政务、企业信息化的经验和教训,提出的一种新概念。
     电子院务系统(ECS)包含教务管理、财务管理、科研管理、图书资料管理、实验室资源管理、办公OA、办公用品管理等等多个子系统,是一个基于B/S架构,涉及人、财、物各环节的管理、面向学院各部门以及各层次用户的综合管理信息系统。它突破了原先单一的教务管理系统使用数据不完整性和地域的局限性,使整个学院的人都可访问本电子院务系统。因而就可在多地域、任意时间段以不同身份来访问教务系统中的数据,大大加强了系统数据共享的能力。由于采用了先进的和标准的网络技术,极大地提高了系统的可移植性和可扩展性。促进了学院管理的科学化、规范化、信息化。已成为高等院校二级学院或大中专院校管理中不可替代的一部分。

电子院务系统子系统说明:
    1.教务管理系统:
      功能概述:
      以教学为中心的管理系统,主要作用是:省去了跨专业选课的中间环节,提高了教师和行政人员的工作效率。一是实现了学院选课、教学和考试的信息化;二是让教学、课程、考试、测评成为一体化工程;三、实现师生网上教学互动;四、自动计算教学工作量和酬金。
      主要模块:
     专业管理,课程管理,学生学籍管理,教学课程管理,教学安排管理,考试成绩管理,教学测评管理,学生选课管理,并且还分本科教务、研究生教务、博士生教务、成人教务等。
  系统特点:
      系统融合了多所大学多年来教务管理及教务改革的经验,并且将其他管理模块数据统一管理,纳入到本系统当中,改变了以往教务模块分散,不全面的弊端。教务数据集中管理,最大程度地实现了数据的共享,从而避免管理漏洞的产生,同时为学院管理层的决策支持提供详尽的数据。它为促进学院教务管理的科学化、信息化提供了强有力的支持。
     1) 先进的技术, 模块化的软件结构
     系统运行于Internet上,采用C/S结构与B/S结构相结合的体系结构既满足教务管理用户集中、大量处理数据的要求,又满足学生最大范围地使用该系统。各子系统即可独立运行,也可联合运行,实现数据共享。
     2) 系统操作的友好性
     本教务管理系统界面友好,操作简便,充分考虑了人性化设计。系统具有易用性,容易实施。从而更易为使用者所接受,降低推广难度,减少培训的工作量,在最短的时间内让非专业人员轻松上手。其中的每个模块都采用统一的数据记录定位操作和数据编辑操作。学会了对一个模块的数据操作后即可操作系统所有的模块,让教务管理人员真正的将精力花在教务管理上,而不是简单和繁重的信息处理上。
     3) 强大的权限管理功能,提供全面的安全策略
    教务管理流程复杂,安全要求较高。为此,我们在系统中提供了用户管理系统。分为行政管理人员、教师和学生,每个用户在使用系统之前,必须进行身份验证,并根据其身份与角色配置相应的控制、访问权限。同时内嵌了加密模块,对传输敏感信息进行加密,并且用户可根据需要,对相关的数据进行加密处理。为了进一步跟踪入侵者,在用户进行任何相关的操作同时,系统将会自动留下日志,这为系统的恢复和现场的跟踪提供可靠的依据。权限控制可细到记录、字段级,例如可控制用户是否可看某些数据显示窗口中的字段列以及不同系的教务人员只能修改本系的数据。权限最大可设到模块,即是否可对某一模块有操作权限。通过集中的用户权限管理可使不同的教务能以最安全的模式协调工作。配合多种数据备份策略,保障教务数据的安全性。
4) 基于多层架构的系统,不受时间、地点的限制
面向Intranet/Internet,易于使用且不受地域限制,能够通过该系统轻松的实现随时随地的移动办公,提高办公效率。学生选课采用WEB平台和数据库结合的技术,实现了网上选课,学生可以在任意时间通过网上进行选课,教师也可通过网上系统在任何地方录入学生成绩。
     5)系统具有强大的跨平台和可移植性,
     用户不必将自己捆绑在某一种硬件或操作系统上,可以根据自身的情况选择合适的硬件、操作系统、数据库。
     6)系统提供了高度的灵活性和自定义性。
     考虑到学院未来的业务发展。在系统控制中提供了丰富的自定义功能。用户可以根据业务需求随时添加新的管理部门以及部门相关的业务代码,保证系统对学校未来发展的适应性。
     7)强大的查询、统计功能。
    根据身份和权限的不同可以查询和统计到您想要的数据,简单快速。积累学院的历史知识,以便流传。
    2.实验室资源管理系统:
     功能概述:以实验室设备管理为中心的管理系统。主要作用是:提高实验室的设备利用率。一是及时处理学院设备的采购,报修,报废的问题;二是对学院的固定资产的快速化统计和分类,让学院对设备有个合理化分配。
主要模块:实验设备管理,设备采购,报修,报废的管理,实验设备的统计和分类管理。
    3.科研论文管理系统:
     功能概述:以教师的科研信息为中心的管理系统,作用是:学院教师的论文、著作、学术交流和科研成果的管理。一是学院可以随时的查看和统计教师的科研项目和论文发表的种类;二是教师可以了解自己的论文档次与类别,并详细了解的科研经费情况。方便教师学术交流。
主要模块:论文档次,论文类别,论文统计,学术报告,科研成果,科研项目等等管理项目等。
     4.图书资料管理系统:
      功能概述:以学院期刊,书籍和博硕论文为中心的管理系统。作用是:让学院的期刊书籍提高利用率,帐目明晰化。一是教师可以随时查询和借阅自己想要的学校订购的期刊和书籍,看是否已经到学校;二是学院可以利用本系统,清楚的管理图书论文的财务的支出和图书的去向,已经图书的订购与更新,使图书资产更为明晰。
主要模块:期刊登记,期刊装订,期刊更名,博硕论文登记,新书订购,购书登记,购书帐目等。
5.财务管理系统:
     功能概述:具有高教特色的学院内部财务管理系统。作用是:掌控和梳理学院内部的财务流向,合理的理财,提高办学效益。一是学校财务收入,学生,班级的学费管理;二是学校财务的支出,教师教学酬金和科研酬金管理。学校可以很方便查询学生缴费、教师的酬金支出,学院对项目进行财务评估。
主要模块:学生,班级的学费管理,财务收支,帐目信息等项目管理,教师课时酬金,科研项目酬金个人收入管理等。
    6.信息发布系统:
    功能概述:利用互联网为学院建立一个信息化平台,为学院树立了一个对外展示学院风采的窗口,同时学院可以用最快捷的方式给学生和教师发布信息,及时有效地传送到终端,节省了信息传递的中间环节和时间。方便学院信息交流。方便内外信息的管理.
    主要模块:根据不同权限实现学院信息(新闻、通知、填写表格);部门信息(个部门通知,邮件包裹,车辆使用,会议室的使用);院务公开(会议纪要,规章制度,学院大事)。

    7.办公自动化系统(OA):
    功能概述:提供便捷的办公自动化管理,让网络化办公成为现实。方便的内部邮件传递、快捷的信息下载、及时的信息发布,最大限度的提高工作效率。同时实现远程管理、无纸办公。
    主要模块:内部邮件,收发文件,请示报告,布置任务,合理化建议,教代会提案,个人办公,资产管理等。
    8.办公用品管理系统:
    功能概述:详细掌握学院办公用用品的分配情况,做到耗材品和合理化分配和利用。不浪费资源。
    主要模块:办公用品的申请,领用,采购等管理。等
    9.学院专用短信平台系统:
    功能概述:本系统是配合学院的办公自动化而设置的,利用手机短信,将信息及时的通知到终端,减少时间差。保证信息发布的质量。
    主要模块:信息编写,短信群发,信息反馈等。
    10.校友管理系统:
     功能概述:以学院和毕业校友的信息沟通为中心,了解毕业校友的工作动态,还有毕业校友之间的互相的信息交流。
     主要模块:主题发表,主题回复,个人资料说明. 等
    11.学生就业管理系统:
     功能概述:为企事业单位和在校学生建立一个信息沟通平台,学生可以向招聘单位在网上投递简历,增加学生的就业机会,也为招聘单位提供高品质人才。
     主要模块:招聘单位,应聘学生,求职广场等。

电子院务系统特点:
      纵观电子院务的整个流程,把办公,教学,科研,固定资产,人事,财务整合成一个整体系统。收集各部门的信息,让各部门的资源共享,形成学院整体线性流管理和各部门的线性流管理的结合。
      横看电子院务的每个模块,用最简单的方式解决最根本的问题,减少信息流通环节,真正实现管理的现代化和办公自动化。有效的把学院的人,财,物做了一个完整的整合。
 本系统可定制和二次开发,可最大限度的满足不同二级学院各自的特点和需求。
 本系统的设计符合中国教育部《教育管理信息化标准》规范。
 本系统充分考虑整个校园资源计划的接口特性,可与其它系统进行联结。
电子院务系统建设的意义:
    一. 面向公众的信息传播平台,有利于品牌宣传和形象建设。
    二. 动态集成的信息服务平台,改善教师和学生的服务满意度。
    三. 高效实时的信息共享平台,提高办公效率和协同运作水平。
    四. 精确完整的数据资源平台,为决策和监控提供有效的信息。
    五. 长期持续的知识积累平台,促进学院的可持续性发展。
典型用户:

广州地区:
中山大学管理学院;
华南理工大学工商管理学院;
中山大学理工学院;
中山大学法学院;
中山大学护理学院;
中山大学数计学院;
中山大学岭南学院;
中山大学生命科学学院;
中山大学外语学院;
中山大学共青团委员会;
中山大学工学院;
华南理工大学考试中心;
生物防治国家重点实验室;等
广州体育大学;
广州暨南大学;
华南师范大学;

广东其他地区:
深圳大学;
汕头大学;
广东海洋大学;
江门五邑大学;
江门职业技术学院;
东北沈阳地区:
东北大学工商管理学院
西南地区:
西南科技大学
中国香港地区:
香港理工大学