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高校电子院务系统方案

    上个世纪90年代中期以来,一场引起全球关注的Internet带来了人们对网络、信息化的极大兴趣。由此引发了社会各行业对办公自动化、网络媒介的思考。高等教育近年迅猛发展,已成为全社会关注的焦点。然而,在我国高等教育由精英化向社会化转换过程中仍存在很多误区。高校管理这块“计划经济体制仅存阵地”中,管理人员很多是教学、科研、管理一肩挑,工作效率不高、信息沟通不畅、信息不对称是目前高校管理中普遍存在的问题。

    针对以上问题,面对我国加入世界贸易组织后的高等教育市场的竞争、高教系统改革、高校教育内涵建设、人民群众高等教育需求,我国高校组织呈现的既分工明细又交叉综合的管理特征,以及对高校管理理念、技术、协作、沟通、控制等综合事务提出的特殊要求,华工管理学院与广州伟时信息系统技术有限公司合作,根据学院对信息交流、工作协作、事务管理、资源整合等多方面需求,结合学院管理学科的优势,采用先进的技术平台,借鉴发展如火如荼的电子商务、电子政务、企业信息化的经验和教训,参考国际上高校的管理模式,提出“电子院务”,教育资源计划SERP概念,重视全方位的交流与沟通,实现教育资源充分利用的解决方案;这是对过往高校管理体制巨大的创新,特别为高校高层管理人员、高校学院管理行政部门提出一种新的管理理念,旨在对加快并推进高校的办公自动化引入科学的方法,促进高教事业的发展起到提供良好技术应用平台的作用。
    电子院务以学院的教学科研管理为核心,以人事财务管理为手段,综合管理创收办班等事务,多种技术平台为基础,建立学院内部全面管理,搭建学院同学生、教师、社会沟通交流的桥梁,实现学院工作电子化、信息化、自动化。
    电子院务系统从高校院系管理的实情出发,利用管理学院管理学的优势,结合全球先进的信息技术平台,并充分借鉴电子商务、电子政务、企业信息化的经验,经过一年多反复测试使用并正式使用,证明基本符合学院工作需求,有效地提高了办公的工作效率;目前,系统中已经录入了大量真实数据,学院平时的办公和日常工作通过该系统完成。
    组成部分:
    信息发布系统PublicInformation
    学院各部门教师、教师根据不同的权限将学院新闻、通知、填写表格、规章制度、部门信息发布上网,学院管理员根据发布内容进行审批,通过审批的信息可直接发布在学院公共信息中,则可以公开访问,如果审批不通过则退回部门,作为内部信息访问。信息发布系统中还包括教师服务信息,如邮件包裹、车辆使用、会议室讨论室的使用,教师和学生对学院管理中的问题可以上讨论区进行讨论。
    系统实现功能有:
    学院信息审批与发布
    部门信息
    期刊与论文查询
    院务公开
    学院大事记
    学院讨论区
    该系统服务器采用B/S两种方式,通过审批的信息直接发布在学院网站上,对社会公开。
    办公自动化系统OASystem
    办公自动化系统基于内部安全邮件,进行公文工作流的处理,实现办公工作中协作和信息交流。学院    部门和教师之间大量文档信息的传递通过OA系统完成。
    该系统共有系统含以下功能模块:
    内部邮件子系统、
    收发文子系统、
    请示报告子系统、
    布置任务
    合理化建议
    个人办公子系统、
    系统维护子系统、
    知识管理子系统、
    WEB邮件系统、
    在线帮助子系统,
    系统中采用自定义工作流引擎workFlow,成功解决了办公流程问题,用户可以根据实际情况自由的配置和修改办公流程。现在已全面展开使用,日常的办公全部实现文档电子化、流转自动化。采用移动和联通短信网关,在办公中实现用户的在线感知,将学院通知信息及时发送给教师。
内部邮件可以自行调整邮件空间,支持群发,可以通过WEB方式访问,无论身处何地,都可与学院交流信息。管院教师无论出差或出国,在有网络的地方都可以完成办公的工作。
    该系统服务器采用IBMLotusDomino/Notes,提供B/S访问方式,采用Java和XML技术,实现数据的交换,解决WEB上文档上载、下载、删除附件等问题。
    信息管理系统InformationDatabase
    信息管理包括如下子系统:
    科研管理
    人事管理
    办公用品与资产管理
    通过大容量的数据库对学院的业务信息,涉及学院管理中人事、教学、科研、学生工作、图书、设备、创收办班等基本资料的管理,对教师个人信息、科研项目、论文、著作、办班学生学籍管理、酬金的基本计算都有相应的模块完成。该模块完成后,一些部门的工作效率得到极大提高,原来需要一个月完成的工作,现在只需要半天就足够。
    该系统具有自定义查询功能,对查询条件可以按多种方式进行组合;报表功能采用功能强大的控件Rmreport,用户可以自行制定和调整输出的格式。
    实现的主要功能有:
    学生学籍管理
    教师人事资料管理
    教师科研论文管理
    科研项目管理
    科研著作管理
    办公用品审批管理
    固定资产审批管理
    。。。
    采用大型关系型数据库MSSQLServer2000,支持C/S和B/S两种方式,B/S采用ASP技术,以IIS作为服务器。
    教育资源计划SERP(SchoolEducationResourcePlan)
    在信息管理系统基础上,对教育资源进行整合,将原来分散的管理集中化,孤立的系统整合成统一的系统,资源可以得到充分的利用,在输入源确定的情况下,数据在流转过程中,或分发,或集中,保证教学科研管理有条不紊地进行。
    针对目前学分制的特点,按照以前行政班的管理将为信息化工作带来很大的困难,在SERP中提出课程组的概念,将不同年级、专业、院系的学生有效组合在一起,进行课程安排、教师安排、选课、报名、考试、出成绩、成绩查询等系列工作,通过实践证明对于目前的教务工作具有相当明显的效果。
    教学管理中有效地将课室、教师、课程、学生、成绩作为资源,按照教学计划,进行资源高效的分配和利用,资源应用结果产生工作量,数据导出到财务系统,进行酬金计算。学科建设有效地分析投入和学科产出,通过不同系统整合了解学科资源(图书、设备、科研成果、教学成果)。课程建设为重点课程的申报和建设提供相关数据。
学生通过身份验证之后也可进入SERP中进行访问,如选修课的选定,成绩的查询和对教师教学进行测评,也可登录到师生交流区,下载教师的课程资料,通过讨论区同教师进行学术交流。
    该系统完全基于B/S结构,用户通过浏览器访问系统。
    该系统使用后,效果非常明显,在11月份辅修选课,之前需要两周多的辛苦报名工作,为此许多学生需要排队通宵达旦;此次系统上线后,教务员不用人工干预,只用了晚上不到半小时时间,主要工作全部完成。
    财务系统FinanceSystem
    不同于机关和企业的财务管理,该系统具有教育管理的特色,为学院的教学、科研、创收办班提供财务管理和财务服务,教师的工作量(包括教学工作量、科研工作量)在SERP中形成,财务系统从SERP中获得相应的明细数据,通过酬金管理规定的算法转化成相应的酬金,提供预发和结算功能,每学期开始时根据SERP中每个教师的课程安排,生成每个月预发工作量,按月发放酬金,执行过程中根据实际情况的变化系统进行酬金调整,到学期末结算。
    财务管理包含项目管理、办班管理、个人收入管理、个税管理,通过该系统,领导可以清楚了解本单位资金的状况,各项目财务状况的分析,辅助进行决策。
采用数据库服务器MSSQLSERVER2000结合各服务器的优点进行最有效的利用。用户界面部分采用浏览器,实现B/S结构,教师通过浏览器查询自己的工作量。主要功能基于安全的考虑,可以保留客户端,采用C/S结构。