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中山大学零星采购“竞价网”系统方案

    中山大学零星采购“网上竞价”是一种创新性的采购管理方式,在管理理念及运行机制做了创新性尝试。系统01年开始构思设计,03年6月正式启用,现已升级为共享平台系统V3.0版,新系统解决了传统采购方式存在的一些老大难问题,现已为全国部分高校推广使用。

1.1高校仪器设备网上竞价采购管理系统建设条件
1.1.1硬件环境
由于投标系统的保密性及历史数据的重要性,一般尽量不与其他系统及应用程序混杂,可申请独立的服务器空间,或使用单独的服务器。一般学校可用一台服务器,大学校可用两台服务器(WEB服务和数据库各为一台服务器)。
1、服务器一:可采用IBM xSeries235   Xeon 3.06GHz, 1G DDR×2 / SCSI热插拔硬盘 36.4GB×2 (或SAS硬盘串口 SISC 2.5寸),电源×2,网卡。或同档次以上;
2、服务器二:可采用IBM xSeries235   Xeon 3.06GHz×2, 1G DDR×4 , SCSI热插拔硬盘 36.4GB×3,电源×2,Server RAID5。或同档次以上;
3、20/40GB盒装内置磁带机、磁带(用于备份,也可用其他方式备份);
4、网络环境为教育网宽带,同时还要能上非教育网,以方便公司竟价。(因公司大多在教育网外上网)


1.1.2 软件环境
1、操作系统为WIN2003企业版,
2、数据库为SQL SERVER 2000,
3、支持环境采用JBOSS。
1.1.3主管部门
1.对系统的启用取得共识,
2.落实专人负责有关准备工作,
3.准备有关基础数据:学校名称;部门列表;经费项目;教师姓名工资号列表;
4.对系统管理权限及职能工作的分配,
5.通知供应商提前注册,以便投标,
6.若是放开到全校老师使用,需召集有关设备秘书会议,培训简单使用方法。


1.2启用高校设备物资网上竞价管理系统注意事项
    启动“网上竞价管理系统”前应事先做好如下工作方能正式启用:
1.2.1 准备好初始基本资料(由学校一级管理员录入)
在册教职员工姓名、工资号资料;(通过一级管理员页面中的“用户资料更新”模块上传)
校区名称;(通过一级管理员页面中的“代码维护表”模块直接录入)
学院名称;(通过一级管理员页面中的“代码维护表”模块直接录入)
学系名称;(通过一级管理员页面中的“代码维护表”模块直接录入)
经费科目名称;(通过一级管理员页面中的“代码维护表”模块直接录入)
设备物资类型分类名称;(通过一级管理员页面中的“代码维护表”模块直接录入)
1.2.2 召开公司发布会动员相关公司注册入网参与网上竞价
对于所在区域(一般以省、直辖市为区域)新开的高校用户启用该系统时必须提前一段时间(最好在半个月以上)向学校熟悉的部分供应商发布竞价管理系统开通情况,以便供应商提前注册并参与网上竞价。
1.2.3 向校内申购用户发布竞价公告建议1、竞价初期最好由设备管理部门作为单用户先试运行一段时间取得经验后再放开到全校教师(即多用户)使用为好;
2、放开给全校教师使用时,最好采用原申购方式和网上竞价方式两种方式同步进行一段时间,让申购用户有个适应的过程,同时也有利于让教师了解网上竞价在经济效益方面的实际效果,增强使用该系统的说服力。
1.2.4 做好管理人员的内部分工(即后台管理工作)
一般大致可作如下分工:
一级管理员:对一般管理员分配有关管理权限(如发布管理、初选管理、申购管理、审批管理、查询统计、采购确认、验收确认、报账确认、固定资产办理确认等)、代码表维护、查询统计、用户资料更新等职能及权限;
一般管理员:
发布管理员——含发布管理、初选管理、申购管理等职能;
审批管理员——含审批、查询统计、采购确认等职能;
验收管理员——含验收确认等职能;
报账管理员——含报账确认等职能;
固定资产管理员——含固定资产办理确认等职能。
注:一般管理员的职能可根据学校的实际情况进行设置。为精简管理人员,也可将发布管理及审批管理合归一个管理员负责。
1.3学校网上竞价系统管理员的职责及操作原则
1.3.1管理员必须共同遵循的基本原则
最低价原则:对仪器设备的品名、型号、规格、质量及售后服务等相同或相近的供应商,其竞价结果的挑选原则以最低价成交为基本原则;
公平公正原则:符合国家有关法规和市场运作规程,对交易双方都能接受、公众一致认同并普遍使用的原则;
中立无私原则:对交易双方都不偏不倚,充当运动场上裁判员的角色,充分运用公平公正原则进行无私审批。
1.3.2发布信息管理员的职责及操作原则
1、校核申购用户申购单中仪器设备名称、型号、规格等参数的准确性和合理性;操作原则:名称、型号、规格等各种参数指标应能充分准确反映所申购仪器设备的基本情况,具有惟一性和可确定性。
2、审核使用经费的合理性;
操作原则:申购仪器设备所用经费应符合学校规定的经费使用范围。
3、确定竞价时限;
操作原则:参照申购用户建议的竞价时间进行确定,一般竞价时间应控制在3天以上,通用和大众化的仪器设备的竞价时间可略为短些,专用和特殊的仪器设备的竞价时间宜长一些。
1.3.3一审管理员的职责及操作原则
1、初选供应商管理(适用于参与报价供应商不足三家的情况)
①延长竞价时间;
操作原则:对于竞价时限不足够长,阅读的供应商较少的申购单,一般应延长竞价时间,让供应商继续竞价。
②让申购用户初选;
操作原则:适用于竞价时间充分,阅读的供应商较多而参与报价的供应商少(在1-2家)的申购单,估计再延长竞价时间难于增加报价供应商的情况。
③让申购用户补充报价或转为直接商务谈判;
操作原则:适用于竞价时间足够长而没有供应商参与报价的专用或特殊的仪器设备的情况。
2、审批
操作原则:
①对于申购用户初选结果符合最低价原则的申购单,应立即审批;
②对于申购用户初选结果为次低价,但理由充分者,应与最低报价的供应商核实情况后视具体情况审批;
③对于申购用户初选结果为非最低价,且理由不充分者,应与申购用户沟通后按最低价原则审批;
④经与申购用户或供应商协调不能一致的,送二审管理员处理
1.3.4 二审管理员的职责及操作原则
终审审批。
操作原则:对一审出现的纠纷问题进行全面的调查了解,按网上竞价的基本原则(公平、公正、公开)对申购用户和供应商均能有充分说服力的终审审批意见。
1.3.5学校一级管理员的职责及操作原则
1、代码表的维护;
操作原则:进行数据的初始化,代码表中的数据只能增加或作无效标记,但不能删除(减少)。
2、校内用户管理;
操作原则:
a)一般管理员用户的注册及权限分配;
b)申购用户注册资料的查看、密码的修改(只能重新设定密码)及相关资料的删除等。
3、对竞价过程中某些特殊情况的处理
操作原则:竞价过程中,若申购用户因某种特殊情况确需提出终止竞价等情况者,应及时查看相关竞价单是否已有供应商报价,若无供应商报价,可作出终止竞价处理,否则,不能随意终止竞价。
4、对其他管理员执行管理情况的监督
操作原则:接到用户投诉,应及时调出有关投诉的内容进行
分析并作出结论及处理意见。凡是投诉意见属实的,除及时将处理意见反馈给投诉者外,对被投诉对象的失误或错误应及时提醒、批评教育直至作出必要的处理。
1.4网上申购用户的权利、义务及遵循的操作原则
1、申购用户一经注册成功,便可成为网上竞价系统的合法用户,具有网上申购、查询、初选、申购确认(应接收到所申购的货物并验收合格后才能确认)、打印下载资料、反映情况、提出意见和建议等各种相关的权利和权限,可充分利用网上竞价系统高效、便捷选购设备的办法购置自己所需的设备;
2、申购用户利用网上竞价系统申购设备,应严格执行国家有关政策和学校设备管理和财务管理的有关规定,服从和配合学校竞价系统管理人员共同完成网上竞价工作;
3、申购用户要详细、认真填写和核对仪器设备的名称、规格型号、技术指标和其他要求等,表达必须准确、完整,一经确认后不得随意改变;
4、网上竞价工作是一项十分严肃的买卖双方形成的契约关系的工作,一经上网发布并经选定公布,就意味着成交契约成立,申购用户应无条件接受申购审批结果,不得单方面违约,否则应负责由此引起的一切后果;
5、公平、公正、公开和最低价原则是网上竞价系统的核心,申购用户在初选所选购的设备竞价结果时,除能充分说明理由(即理能服众【包括供应商】的理由)的特殊情况外,原则上应以最低价原则确定初选结果。
6、申购用户对所申购的货物的交易情况及供应商提供的货物产品质量、售后服务情况可进行网上评价(可多次评价,最后一次有效),负有对供应商进行必要的监督的权力。
1.5参与网上竞价供应商的权利、义务及应遵循的操作原则
1、供应商一经注册并经验证确认后便可成为网上竞价系统的合法用户,具有网上发布产品信息、查看高校招标信息以及参与网上竞价等的权利和权限;
2、质量、价格、服务和诚信是商场取胜的经营之道,供应商要恪守诚实经商的理念,不作假、不欺诈,供应的设备货物必须符合国家规定的合格和优良产品,必须确实履行与申购方达成的售后服务承诺;
3、网上竞价工作是一项十分严肃的买卖双方形成的契约关系的工作,一经作出报价并经选定公布,就意味着成交契约成立,供应商应信守报价承诺,不得单方面违约,也不得通过申购用户变更报价结果,否则应负责由此引起的一切后果;
4、网上报价必须在15天内保持有效,报价应含税费、搬运费等,开普通发票、收支票价格有异议的必须注明;
5、供应商必须承诺先送货上门,待货到实验室验收合格后付款的付款方式;
6、中标供应商必须把货物送到指定的校区实验室或指定的地点,并负责安装调试。